Sharepoint Online – kopīgots Microsoft 365 dokumentu mākonis
Uzņēmumi, kas jau izmanto Microsoft pakalpojumu 365 (Office 365 vai Microsoft 365) noteikti zina par dokumentu uzglabāšanu un pārcelšanu uz mākoni un ar to saistītajiem jautājumiem. Kā saglabāt savus dokumentus privātajā OneDrive, parasti zina visi, bet kā tos koplietot ar kolēģiem, jau zina ne visi. Sliktākais, ka daļa to dara nepareizi.
Šis ir lielisks piemērs tam, kāpēc kvalificēta partnera atbalsts ir ļoti būtisks. Visi mākoņpakalpojumi, un arī šis, mainās ļoti strauji. Sākotnēji dokumentu kopīgošana bija paredzēta tieši caur OneDrive, vēlāk Microsoft savā dokumentācijā norādīja, ka koplietošana veicama tikai caur Sharepoint, neskatoties uz to, ka šī funkcija ir saglabāta arī OneDrive pakalpojumā. Šī raksta tapšanas laikā no Microsoft dokumentācijas šī rekomendācija ir pazudusi. Kas zina, kas būs vēl pēc mēneša?
Neskatoties uz to, Sharepoint izmantošana dokumentu uzglabāšanai un koplietošanai ir viens no 365 pamata servisiem. Tā ieviešana un lietošana principā ir ļoti vienkārša, bet kā jau tas bieži gadās, lielākie izaicinājumi slēpjas tieši detaļās.
Dokumentu pārcelšana uz mākoni – kā tas notiek?
- Pirmkārt, Sharepoint ieviešana prasa zināmas priekšzināšanas un rūpīgu sagatavošanos. Šeit ir jāprot ne tikai izveidot jaunu vietni (site), uzlikt tai atbilstošu sagatavi (template), bet jāprot arī korekti sakārtot pieejas tiesības. Tāpat, vismaz sākumā, ieteicams pašu vietni sākumposmā stipri vienkāršot, lai lietotājiem būtu mazāk iespēju kļūdīties. Sākumā visas papildiespējas var slēgt, vēlāk tās pakāpeniski pievienojot klāt.
- Neatkarīgi no tā, vai šī vietne jums būs nepieciešama uzņēmuma iekšējai lietošanai, vai datu apmaiņai ar partneriem, Liquid IT ir izveidojusi lietotājam vienkārši saprotamas sagataves, kurās atliek aizpildīt pāris kolonnas ar nepieciešamo informāciju un pāris stundu laikā dokumenti jau būs mākonī.
Jums būs nepieciešams:
- saraksts ar vajadzīgajām mapēm, kuras vēlaties koplietot;
- saraksts ar lietotājiem un katram lietotājam piešķirtās pieejas tiesības, kas izskatās šādi:
Vienkārša pieejas tiesību administrēšana
Mēs palīdzēsim jums sastādīt pieejas tiesības tā, lai ar to turpmāk būtu ērti strādāt: pieejas tiesības būs skaidras un viegli administrējamas. Tieši pieejas tiesību administrēšana bieži vien ir lielākais klupšanas akmens lietotājiem bez pieredzes šādos jautājumos. Bieži vien, vienkāršības pēc, pieeja tiek dota visiem un visam, kas rada nekontrolētu failu lietošanu. Citā gadījumā pieejas tiesības tiek sadalītas tik sīki, ka darbiniekiem strādāt kļūst ārkārtīgi sarežģīti un IT atbalsts nespēj nodrošināt operatīvas izmaiņas, kad tas ir nepieciešams.
Nav svarīgi cik šādas dokumentu mapes jums būs vajadzīgas. To izveides process mūsu pusē ir automatizēts, tāpēc notiek daudz ātrāk un bez kļūdām. Pamēģiniet manuāli izveidot 100 mapes un sakārtot to pieejas jautājumu, teiksim, 5 darbiniekiem. Cik laika jums tas prasīs un cik kļūdas tiks pieļautas?
Pēdējais un, iespējams, pats svarīgākais – iemācīt lietotājiem ar to pareizi strādāt. Mēs ļoti bieži dzirdam stāstus: “no Sharepoint mēs attiecāmies, jo tas bija tik lēni!”, vai: “tas prasīja tik daudz papildus darbības!” Sharepoint ir jāprot lietot, tādēļ, uzticot tehniskās detaļas kvalificētam speciālistam, jūsu uzņēmums var izmantot Microsoft radīto rīku iespējas pilnā apmērā. Mūsu klienti par to ir pārliecinājušies savā ikdienas darbā.
