IT pārvaldība un IT atbalsts ārpakalpojumā – kā nepazaudēt kontroli pār notiekošo?

IT atbalsts ārpakalpojumā maziem un vidējiem uzņēmumiem, ir pierasta lieta. Lai efektīvi rūpētos par IT infrastruktūru pašiem, trūkst gan laika, gan zināšanu, bet nodrošināt darbu štata darbiniekam liedz nepietiekams darba apjoms. Taču, kā stāsta paši uzņēmēji,  sadarbība ar ārpakalpojuma sniedzējiem bieži nesokās pārāk labi: darbi netiek izdarīti laikā, vai netiek izdarīti nemaz, pieprasījumiem un IT iekārtām neizdodas izsekot, komunikācija aizņem pārāk daudz laika. Rezultātā IT uzturēšana – kļūst par galvassāpēm.

IT atbalsts ārpakalpojumā un pareizie rīki

IT atbalsts un uzturēšana ārpakalpojumā var būt ātra un efektīva, ja izmanto pareizos rīkus:

Pieteikuma sistēma

Ja IT atbalsta sniedzējam nav pieteikumu vadības sistēmas (ticketing), kurā tiek reģistrēti no klienta saņemtie uzdevumi un jautājumi, tad sadarbība nebūs efektīva – ieteicams meklēt citu pakalpojuma sniedzēju. Šādu pieteikumu vadības sistēmu ir ļoti daudz, piemēram, freshdesk.com, zendesk.com, jira.com, zoho.com un daudzas citas.

Pieteikumu vadības sistēma nodrošina ne tikai pārskatāmu darba organizāciju un izsekojamību, bet arī noteiktu darba plūsmu, kas garantē vajadzīgo soļu izpildi pakalpojuma sniegšanas laikā. Katram darbam ir redzama izpildes vēsture, uzdevumi netiek aizmirsti un tiek nodrošināta atbilstoša autorizācija. Nerodas lieki jautājumi un domstarpības.

Pieteikumu sistēma nodrošina vēl vienu svarīgu funkciju – informācijas uzkrāšanu – gan par IT infrastruktūras lietotājiem, gan iekārtām, un ļauj daudz efektīgāk risināt jautājumus, taupot gan savu, gan lietotāja laiku. Rezultātā klients iegūst kvalitātīvu servisu par zemāku cenu.

Darbu statuss

Ne mazāk svarīgi ir nodrošināt klienta pārstāvim iespēju sekot līdzi visiem uzņēmuma pieteikumiem. Uzņēmuma pārstāvis var pārliecināties par darbu izpildes statusu, kontrolēt, vai kādi no darbiem nav “iestrēguši”, piemēram, paša pieteicēja kavēšanās dēļ. Šāds informācijas panelis palīdz gan virzīt uzdevumu izpildi, gan kontrolēt, kāds darba apjoms ir jau paveikts, kontrolēt iekārtu defektu biežumu. 

Pamatlīdzekļu izsekojamība

IT iekārtu pārskats

IT iekārtu vecums

Uzņēmumam ne mazāk svarīgi ir sekot līdzi savu IT iekārtu uzskaitei un stāvoklim. Protams, vienmēr var pieprasīt, lai IT atbalsta sniedzējs tādu sagatavo, taču daudz ērtāk ir pašam piekļūt tādai informācijai jebkurā laikā. Tādēļ efektīvs IT atbalsta sniedzējs nodrošina klientu ar pieeju pašapkalpošanās portālam, kur iespējams pārskatīt savā īpašumā esošas iekārtās, to vecumu, iekārtās instalēto programmatūru, jauninājumus, nodrošinot kontroli par pamatlīdzekļiem un iespēju savlaicīgi plānot ar jaunu iekārtu iepirkšanu saistītās izmaksas.

IT iekārtu operētājsistēma

Liquid IT saviem klientiem nodrošina vienotu apkalpotās IT infrastruktūras datu analītikas rīku, kas apkopo informāciju gan par uzdevumu pieteikumiem, gan IT iekārtu stāvokli. Klienti attiecīgi var atlasīt datus sev vajadzīgajā griezumā un iegūt vērtīgu informāciju.